Een zelfstandige praktijk opstarten

Vroedvrouwen profileren zich binnen verschillende werkterreinen. De vroedvrouw is de bewaker van de fysiologie. Indien je als zelfstandige vroedvrouw je werk wilt uitbouwen binnen de thuiszorg, dan willen wij je vanuit de VLOV vzw hierbij graag ondersteuning bieden. We hebben een gids opgesteld die een wegwijzer wil zijn bij de administratie van de opstart van jouw praktijk. Hij geeft een uitgebreid inzicht in de aspecten die van belang zijn om goed te werken.

Bij de gids hoort ook een mapje. Hierin kun je belangrijke documenten bewaren die betrekking hebben op jouw beroep. In deze map vind je tevens een autoklever "Dringend huisbezoek" en voorbeeldformulieren die je van dienst kunnen zijn als zelfstandige vroedvrouw.

Je kan de gids bestellen door een mailtje te sturen naar info@vlov.be. De gids en de map kosten samen 45 € (verzendingskosten niet inbegrepen)

Twee maal per jaar organiseert de VLOV vzw ook een informatieavond voor vroedvrouwen die, in hoofd- of in bijberoep, een zelfstandige praktijk willen opstarten. Op deze informatieavond wordt uitgebreid ingegaan op de administratieve formaliteiten die nodig zijn bij de opstart van een praktijk en worden zelfstandige vroedvrouwen op weg geholpen. Er wordt tevens de nodige aandacht besteed aan de individuele situatie van elke vroedvrouw. Deze informatieavonden zijn enkel toegankelijk voor VLOV-leden.

Neem een kijkje in de kalender op deze website voor meer informatie over data en locaties van de eerstvolgende informatiesessies.

Op deze pagina maken we voor jou al een korte samenvatting van de administratieve verplichtingen:

1. Diploma laten viseren en registreren
2. Aanvragen van een RIZIV-nummer
3. Overeenkomst vroedvrouwen/verzekeringsinstellingen, derdebetalersregeling, nomenclatuur
4. Reiskostenvergoeding
5. Getuigschriftenboekjes aanvragen
6. Andere noodzakelijke en belangrijke administratieve formaliteiten

Vóór het opstarten van een zelfstandige praktijk, kan het nuttig zijn een overzicht te krijgen over de vroedvrouwen die bij jou in de buurt reeds actief zijn, om te bepalen waar jij je (al dan niet) wil vestigen of met welke collega je eventueel kan samenwerken. Een geografisch overzicht van de zelfstandige vroedvrouwen in jouw buurt kan je hier vinden: 

• West-Vlaanderen
• Oost-Vlaanderen
• Antwerpen
• Vlaams-Brabant en Brussel
• Limburg

1. Diploma laten viseren en registreren

Tijd: 1 tot 4 weken

Pas nadat je diploma geviseerd en geregistreerd is, mag je als vroedvrouw werken.

Dit gebeurt bij de geneeskundige commissie van de provincie waar jij je hoofdactiviteit hebt.  Dit is niet sowieso de provincie waar je woont. Of misschien woon je in een grensgebied van meerdere provincies, dan zal je in al deze provincies je diploma dezelfde procedure laten volgen.

Schoolverlaters, die nog niet over hun diploma beschikken, moeten het voorlopig getuigschrift waarop verklaard wordt dat de student geslaagd is in het eindexamen, bij de Provinciale Geneeskundige Commissie laten registreren en viseren.  

De adressen van de Provinciale Geneeskundige Commissie vind je in onze gids.

Wanneer je het definitieve diploma van je hogeschool hebt ontvangen, moet je er opnieuw mee naar de commissie komen om het definitieve visum erop aan te brengen. Hiervoor dien je volgende stukken mee te brengen:

• Het originele diploma (GEEN fotokopie)
• Identiteitskaart of fotokopie ervan (voor- en achterkant)
• Volledig ingevuld registratieformulier

Bij het definitief visum moet je rekening houden met een wachttijd van maximaal 4  weken. Je krijgt het dus niet meteen mee terug !

N.B. Indien je geen voorlopig visum hebt gehad, dien je ook nog een inlichtingsformulier in te vullen

Algemene opmerkingen: 

• Het diploma moet geviseerd worden bij de commissie van de provincie waar men werkt.
• Adresverandering en/of nieuw adres van beroepsuitoefening moeten schriftelijk meegedeeld worden aan de commissie waar je bent ingeschreven.

2. Aanvragen van een RIZIV-nummer 

Tijd: enkele weken (langer indien er bijkomende inlichtingen noodzakelijk zijn)

Het jou toegekende RIZIV-nummer zal vermeld staan op het inschrijvingsgetuigschrift, dat je samen met de overeenkomst en de nomenclatuur wordt toegestuurd. Dit inschrijvingsgetuigschrift heb je nodig om je "getuigschriften voor verstrekte hulp" te kunnen aanvragen.

• Je hebt nog geen nummer: je stuurt een afschrift van je geviseerde en geregistreerde diploma, samen met een aanvraagbrief, naar het  adres van het RIZIV met  vermelding van: voornaam, naam en adres

Als pasafgestudeerde kan je op basis van je getuigschrift een  inschrijving bekomen. Deze situatie moet echter geregulariseerd worden, zodra jij je diploma hebt gekregen.

• Je hebt reeds een nummer maar niet het inschrijvingsgetuigschrift: je kan dit op eenvoudige schriftelijk vraag verkrijgen. In dit schrijven niet alleen je voornaam, naam en adres vermelden, maar ook je RIZIV-nummer.
  
  
• Vroedvrouwenpraktijken kunnen een groepsnummer aanvragen waarop er dan gezamenlijk gedeclareerd kan worden op voorwaarde dat alle leden zijn toegetreden tot de overeenkomst en ze de derdebetalersregeling toepassen. Het oprichtingen van een vennootschap is niet noodzakelijk. Meer informatie vind je hier. Ook het aanvraagformulier voor groepsnummers kan je op deze pagina vinden.

3. Overeenkomst vroedvrouwen/verzekeringsinstellingen, derdebetalersregeling en  nomenclatuur

Deze drie documenten worden samen met je RIZIV-nummer toegestuurd:

1. De nomenclatuur geeft elke verstrekking, verzorging enz. zijn eigen getallencode. Zij vermeldt ook de waarde voor elk van deze verstrekkingen. De nomenclatuur voor vroedvrouwen vind je hier.

2. De overeenkomst tussen de vroedvrouwen en de verzekeringsinstellingen regelt de administratieve en financiële afspraken tussen vroedvrouwen en verzekeringsinstellingen (honoraria, derderbetalersregeling, ...).

3. De derdebetalersregeling houdt in dat niet de vrouw die de ‘zorgen' ontvangt, de rechthebbende, maar haar ziekenfonds jou als vroedvrouw betaalt.

Overeenkomst en nomenclatuur

Het ondertekenen van de overeenkomst houdt uiteraard in dat je met de inhoud akkoord gaat. De volledige inhoud vind je in onze gids.

Momenteel wil dit o.a. zeggen dat jij de tarieven respecteert en dat je cliënten deze 100 % terugbetaald krijgen. Je mag wel extra vragen voor reiskosten, voorbereiding op de bevalling of een uitzonderlijke vraag van de vrouw in kwestie. Voor welke nomenclatuurnummers men een extra bedrag mag aanrekenen, is vastgelegd in de overeenkomst. De volledige tekst van de overeenkomst vind je op de website van het RIZIV (gedeelte zorgverstrekkers - vroedvrouwen).

Niet naleving van dit "contract" heeft vooropgestelde sancties tot gevolg (zie overeenkomst). De vroedvrouw moet de cliënt vooraf het bedrag van het honoraria melden. Bij betwisting moet de vroedvrouw bewijzen dat ze deze info gegeven heeft.

Bij niet ondertekening mag jij een vrij tarief vragen, maar krijgen jouw cliënten slechts 75% terugbetaald van het officiële tarief, indien 60% van de vroedvrouwen toegetreden is tot de overeenkomst (een norm die de laatste 30 jaar steeds gehaald werd).

Prestaties niet opgenomen in de nomenclatuur mogen geenszins aangerekend worden onder een ander bestaand codenummer.

Misbruik heeft uiteindelijk ook mogelijke sancties tot gevolg voor heel de beroepsgroep bv. bij overschrijding van het budget.

NB: Volgens het  K.B. van 30/07/1964 en daaropvolgende verruimingen behoren alle nomenclatuurnummers uitgeschreven door vroedvrouwen tot de verplichte verzekering tegen ziekte en invaliditeit d.w.z. de grote risico's. 

Kort samengevat betekent het al dan niet ondertekenen van de overeenkomst het volgende:

Onderteken je de overeenkomst,  dan:

• zijn de tarieven van de nomenclatuur bindend;
• moet jij je ook aan de andere afspraken binnen de overeenkomst houden;
• kan je kiezen of je al dan niet voor derdebetalersregeling opteert of niet.

Onderteken je de overeenkomst niet, dan:

• zijn de tarieven en afspraken niet bindend;
• je kan niet kiezen voor de derdebetalersregeling, vermits deze in de overeenkomst wordt geregeld.

Beide contracten (overeenkomst en derdebetalersregeling) kunnen op latere datum worden gestopt of gestart, uiteraard met in acht name van de vooropgestelde procedure.

Derdebetalersregeling

Dit heeft vooral te maken met hoe jij in de toekomst je honoraria wil ontvangen. Een idee hebben van je doelgroep kan in deze keuze belangrijk zijn.

Wel derdebetalersregeling:

• je bent zeker het geld te ontvangen: belangrijk als een groot deel van je cliënten tot de vierde wereld bevolking behoort;
• er wordt vaak laat uitbetaald en zelden alles in één keer;
• administratief vraagt dit een grotere inzet;
• de honoraria voor de prenatale verstrekkingen kunnen enkel mits goede motivatie via derdebetalersregeling geïnd worden.

De gegevens van de ziekenfondsen zijn te vinden op de site van het RIZIV via volgende link: http://www.riziv.fgov.be/citizen/nl/insurers/index.htm.

Geen derdebetalersregeling:

• je staat zelf in voor het innen van je honoraria;
• je helpt mensen bewuster worden van de kost van een verstrekte zorg;
• je kan in uitzonderlijke  gevallen, bv. financiële noodsituatie, toch nog gebruik maken van de derdebetalersregeling.

Opgelet: als jij ook werknemer bent en als dusdanig een RIZIV-nummer hebt, zijn de overeenkomsten die in die hoedanigheid getekend zijn, ook bindend voor je zelfstandige praktijk. Meestal is dit met de derdebetalersregeling.     

4. Reiskostenvergoeding 

Vergoed door het RIZIV:

• Reiskostenvergoeding  in het raam van de prenatale zittingen van een risicozwangerschap : 0,24 € / km pseudo-codenummer 422973
• voor de twee huisbezoeken in de prenatale zittingen zijn de reiskosten tot 10 km (heen en terug) inbegrepen; hopelijk in de toekomst ook voor ‘postnataal toezicht en verzorging bij verwikkelingen'

Niet vergoed door het RIZIV, maar vrij te vragen door de vroedvrouw zelf:

• in het raam van alle andere verstrekkingen: prenatale zittingen, miskraam, arbeid volgen, bevalling, postnataal...  

De kostprijs hiervan moet duidelijk afgesproken en door beide partijen (vroedvrouw en patiënt) ondertekend worden.

Sommige ziekenfondsen betalen deze reiskosten geheel of gedeeltelijk terug, meestal in het kader van een hospitalisatieverzekering;

5. Getuigschriftenboekjes aanvragen (wijziging sinds 1 juli 2006)

Sinds 1 juli 2006 worden de getuigschriften aangevraagd  via de post en NIET MEER via het Ministerie van Financiën. Een dochteronderneming van de post (SPEOS) is met deze opdracht belast.

Je kan op verschillende manieren de getuigschriften aanvragen. Je krijgt deze info (met activatiecode voor de online bestelling) op het moment dat jouw RIZIV-nummer wordt toegekend.

Vooraf betalen is verplicht en dat kan via online banking, kredietkaart of overschrijving.

Geldige bestellingen gebeuren als volgt:

• Via internet op http://www.medattest.be/
• Verstuur het voorgedrukte bestelformulier ingevuld en onder gefrankeerde omslag naar "RIZIV - getuigschriften, postbus 30005, 1000 Brussel 1"
• Fax het voorgedrukt bestelformulier ingevuld naar 02/568.18.81

Alle vragen worden beantwoord via Contact Center:

• telefonisch  op 02/274.09.34, elke werkdag van 8u00 tot 19u00 en zaterdag van 8u30 tot 12u00
• via het contactformulier,
• "vragen en antwoorden" op http://www.medattest.be/

De code om je account te activeren wordt je bezorgd bij het aanvragen van uw RIZIV-nummer. Naast het gebruik van een gebruikersnaam heb je ook de mogelijkheid om je elektronische identiteitskaart te gebruiken.

Leveringstijd:

• online, na betaling nog 9 dagen.
• fax: na 4 dagen krijg je een uitnodiging ter betaling; na betaling nog 9 dagen.

Kostprijs is per 10 boekjes (500 getuigschriften) 29,93 €; kettingformulieren zijn per 2000 in een doos en kosten dan 58,62 €

De kettingformulieren (computerformulieren) zijn niet bruikbaar op verplaatsing bv. bij de mensen thuis. De meest bruikbare vorm zijn de boekjes. Korting van 2 € per doos (incl. BTW) wordt toegekend vanaf een bestelling van meer dan 1 doos.

Deze prijzen zijn geldig vanaf 1 juli 2010. De prijzen kunnen jaarlijks op 1 juli geïndexeerd worden: neem een kijkje op www.medattest.be voor de meest recente prijsbepalingen.

Als je de overeenkomst tussen de vroedvrouwen en de verzekeringsinstellingen hebt ondertekend mag je voor je RIZIV-nummer een  1  plaatsen.

Ze worden steeds aangetekend verzonden.

Elke bestelling wordt aan de dienst der belastingen gemeld door de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp.

Het onderste afscheurbare strookje van het getuigschrift is een ontvangstbewijs en dient als kwijting voor alle beroepsontvangsten.

De ontvangsten op de formulieren in boekjes worden per boekje samengevat en opgeteld, eventueel op een telband en in dit boekje bewaard.  De ontvangsten vermeld op kettingformulieren worden eveneens samengevat en opgeteld per reeks van 50 of per computerlisting.

Op het einde van het kalenderjaar worden de overblijvende formulieren, van het op 31 december in gebruik zijnde boekje, doorgestreept en bewaard in het boekje.  Als je fouten maakt bij het invullen van een formulier, eveneens doorstrepen en bewaren in het boekje. Gecorrigeerde formulieren worden door de ziekenfondsen geweigerd.

De boekjes of kettingformulieren worden doorlopend genummerd per beoefenaar en per leveringsjaar. Ze moeten volgens deze nummering gebruikt worden.  Ze blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van levering.

 6. Andere noodzakelijke en belangrijke administratieve formaliteiten 

1. aansluiten bij een Sociale Verzekeringskas
2. aansluiten bij een ziekenfonds
3. verzekering in orde brengen: lees hier verder
4. je dient een boekhouding in orde te houden.

We willen je alvast veel succes wensen bij de opstart van je praktijk.

Voor verdere informatie verwijzen we graag naar onze gids. Indien je nog specifieke vragen hebt, stuur je je vraag naar info@vlov.be. Je kan ook een kijkje nemen onder FAQ. Hier staan antwoorden op de meest gestelde vragen over de nomenclatuur, verzekering enz. Klik daarvoor hier.